Modèle de feuilles d heures c’est parti avec excel et logiciel

Calculer ma feuilles d heures du travail de vos employés vous aide à vous assurer qu’ils sont correctement payés. Il existe différentes méthodes de suivi et de calcul des heures travaillées des salariés à l’aide d’une feuille d’heures . Par conséquent, vous devez choisir avec soin le meilleur processus de suivi du temps et apprendre à votre équipe à l’utiliser. Avant de continuer, communiquez-nous la feuille de temps mensuelle .

Quelle est la feuille de temps?

La feuille de temps est un tableau utilisé pour enregistrer le temps passé par un employé à effectuer diverses tâches. Vos employés saisissent leur début de journée exact et leur temps de repos, puis ils partent. Le temps total requis pour chaque tâche est ensuite calculé. C’est très facile.

Il est utile de garder une trace de la durée de travail d’un employé. Cela rend non seulement les feuilles d’heures pour l’ensemble du processus de paie horaire beaucoup plus transparentes, mais permet également à vos employés de rester organisés. Idéalement, il s’agit du champ de données requis pour le graphique:

• Nom et numéro d’identification de l’employé, le cas échéant
• Pour chaque jour de la semaine nécessite une ligne
• Colonne de date, heure de début et de fin
• Dans certains cas, les colonnes incluent les heures supplémentaires et les congés de maladie
• Un espace à signer pour les managers et les employés pour certifier l’exactitude des informations sur la feuille de temps mensuelle

Qu’est-ce que la saisie du temps ?

Chaque entreprise ou organisation doit suivre avec précision le temps que ses employés consacrent aux tâches et aux projets. Le suivi du temps oblige les employés à saisir l’heure à laquelle ils commencent et terminent la feuille de temps de travail sur une tâche ou un projet dans les délais. Ces données sont ensuite utilisées lors de la facturation des clients et pour la comptabilité des salaires.

Pourquoi les entreprises devraient-elles utiliser des feuilles d heures?

Les entreprises peuvent respecter les délais, respecter le budget et réussir lorsqu’elles utilisent leur temps de manière efficace. Pour ce faire, vous devez être en mesure de tenir des registres précis. Cela rend le calendrier essentiel pour toute entreprise prospère.

Demande de feuille de temps

1. Paie: les feuilles d heures aident les employeurs à suivre les heures travaillées à l’aide des feuilles d’heures , des congés, des régularisations et des ajustements de salaire. Les systèmes logiciels de suivi du temps fournissent également aux employeurs un flux de travail d’approbation de la paie traçable. La saisie de données inexactes est une cause majeure d’erreurs de paie. Les systèmes logiciels de suivi du temps réduisent ces erreurs de saisie de données pour assurer la fluidité de votre paie.
2. Comptabilité opérationnelle : Les annexes sont un outil précieux en comptabilité de gestion. Ils aident les responsables à suivre les heures de début et de fin des tâches. Ceci est particulièrement utile lorsque les responsables ont besoin de savoir quelles tâches prennent plus de temps et d’identifier les domaines qui retardent l’exécution du travail et de les indiquer dans la feuille de temps de travail .
3. Nomination au cabinet d’avocats : Il est important que les cabinets d’avocats tiennent à jour les registres des heures des clients et les détails des services qu’ils fournissent à leurs clients. Le planificateur aide les cabinets d’avocats à suivre les comptes en fonction des feuilles d’heures de service à la clientèle .
4. Horaire pour les pigistes : Le temps c’est de l’argent pour les pigistes. De nombreux freelances facturent à leurs clients des tarifs horaires, un suivi précis du temps est donc une priorité absolue. Pour ceux qui travaillent dans un lieu différent de celui de leurs clients, il peut devenir difficile de suivre le temps passé sur les projets. Avec un système de suivi du temps, un pigiste peut mesurer avec précision le temps passé et partager des enregistrements avec les clients. Cela aide les clients à voir où va leur argent et fournit également aux indépendants des registres précis.
5. Calendrier pour les comptables: la rentabilité de l’activité comptable dépend de l’efficacité avec laquelle les employés consacrent leur temps aux clients. Une utilisation élevée et une facturation élevée signifient des profits élevés. Les logiciels de feuille de temps et de suivi du temps peuvent aider les cabinets comptables à suivre leurs comptes et leur temps. Par conséquent, choisir le bon logiciel est une décision importante pour une entreprise comptable.

Voici les 2 méthodes de feuilles d heures excel et logiciel !

Voyons la feuille de temps Excel!

Presque toutes les entreprises (qu’il s’agisse d’une nouvelle entreprise ou d’une entreprise établie) ont besoin d’une feuille de temps pour suivre les heures de travail de leurs employés à l’aide de la feuille de temps de travail. Cependant, les exigences de chaque entreprise sont très différentes. Et bien que le marché propose une grande variété de modèles de feuilles de temps Excel prêts à l’emploi, il est difficile de dire que vous en trouverez un qui réponde à tous vos besoins.

Alors pourquoi ne pas établir vous-même un calendrier pour votre entreprise ? Voici quelques autres raisons pour lesquelles ou pourquoi la création d’un calendrier dans Excel pourrait être une bonne idée

Avantages

• Mieux superviser vos employés
• Économisez de grosses dépenses

Les inconvénients

• Affectation des ressources
• Sujet à manipulation

Comment faire une feuille de temps dans Excel?

Droit au but – comment créer un graphique dans Excel ? très facile. Voir ci-dessous

Mettre en forme votre feuille de temps

Commençons par formater notre tableau. Avant de créer notre calendrier dans Excel, nous devons le maintenir en bon état.

• Sélectionnez et fusionnez les trois premières lignes et environ douze colonnes (colonnes A à L).

• Cela créera l’en-tête de votre feuille de temps. Il est préférable d’ajouter le nom et le logo de votre entreprise ici pour le personnaliser.

• Sélectionnez les cellules fusionnées.
• Allez dans l’onglet Accueil > Couleur de remplissage et sélectionnez la couleur de votre choix. Nous sommes dans le gris pour l’instant

• Soyez généreux avec les couleurs ici (de préférence les couleurs de votre thème d’entreprise).
• Accédez à l’onglet Accueil > Centrer et aligner le texte.

• Texte en gras pour le rendre plus fort en allant dans l’onglet Accueil > bouton Gras

Organisez votre feuille de temps

Croyez-moi, une fois que vous avez un en-tête, vous êtes à mi-chemin

Nous en avons donc terminé avec les en-têtes et il est maintenant temps d’établir notre calendrier.

• Sélectionnez environ six lignes (ou autant que nécessaire) sous l’en-tête.
• Accédez à l’onglet Accueil > Habiller le texte.

L’option Word Wrap limite le contenu de la cellule aux limites de la cellule. Et si le contenu ne rentre pas dans la taille de cellule existante, la ligne d’objet sera redimensionnée automatiquement.

• Ajoutez tous les détails que vous souhaitez inclure dans le calendrier.
• Mettez-les en gras après les avoir tapés en appuyant sur Ctrl + B.

Nous indiquons le nom, l’identifiant de l’employé, le département, le nom du responsable, etc. Sélectionnez simplement une cellule et tapez ce que vous voulez. Laissez ensuite un peu d’espace devant pour que l’utilisateur puisse taper

• Sélectionnez une ou deux cellules pour chacun des champs d’information ci-dessus.

• Allez dans l’onglet Accueil > Fusionner et centrer

Cela crée de l’espace pour que l’utilisateur puisse écrire tout ce qui est nécessaire.

• Pour mieux définir ces champs de données, sélectionnez les cellules fusionnées.
• Allez dans l’onglet Accueil > Châssis > Châssis.

Voici à quoi ressemble le formulaire Excel de la feuille de temps finale

Créer une grille pour la feuille de temps

Il est maintenant temps de créer la grille principale où les employés rempliront les détails du temps.

Il n’y a pas de règles absolues sur la façon dont un réseau devrait être. Vous pouvez le faire comme bon vous semble. Ajoutez autant de détails que vous le souhaitez et stylisez-le comme vous le souhaitez

• Divisez la grille en colonnes. Tout comme nous créons des colonnes pour le jour, la date, l’heure, etc.

• Ajoutez des lignes à cette grille si nécessaire. Nous avons ajouté 5 lignes pour les cinq jours ouvrables de la semaine.

Nous avons également ajouté des exemples de lignes pour montrer aux utilisateurs comment chaque champ doit être rempli.

• Mettez le texte en gras dans les en-têtes (à la fois pour les lignes et les colonnes) en le sélectionnant et en appuyant sur Ctrl + B.

Ne soyez pas si simple. Pour rendre la grille plus attrayante, remplissez l’en-tête de couleur.

• Sélectionnez les en-têtes de colonne et de ligne.
• Accédez à l’onglet Accueil > Couleur de remplissage.
• Sélectionnez votre couleur préférée dans le menu déroulant des couleurs. Pour l’instant, nous allons utiliser une couleur grise plus claire

• Il ressemble ci-dessous.

Bordures et quelques finitions

Bien que le calendrier semble complet, il reste encore quelques ajustements à faire. Comme ajouter une bordure

• Sélectionnez un réseau.
• Accédez à l’onglet Accueil > Cadres > Tous les cadres.

Voici à quoi cela ressemble.

Beau boulot avec les bordures ! Pour ajouter plus de détails à la grille, vous pouvez la délimiter avec une bordure épaisse. Pour faire ça:

• Accédez à l’onglet Accueil > Cadre > Cadre extérieur épais.

Ça a l’air mieux maintenant ?

• Complétez le graphique en ajoutant un espace pour les signatures des employés et les signataires

Maintenant que nous avons terminé, rendez le graphique plus agréable à regarder en supprimant le quadrillage de votre feuille de calcul.

• Accédez à l’onglet Affichage> décochez l’option Quadrillage.

ça a l’air plus propre maintenant

Sachez que même le ciel n’est pas la limite pour vous. Vous pouvez ajouter plus de champs d’informations, de lignes, de colonnes, de grilles, etc.

Automatisez votre feuille de temps (utilisez des formules)

Excel sans formules ne ressemble même pas à Excel. Simplifions l’horaire des employés en automatisant certains calculs. Nos tableaux fournissent un résumé précis du temps que chaque employé passe au travail.

Donc, si vous souhaitez motiver les employés en fonction du nombre d’heures qu’ils passent au travail, vous devez additionner les heures travaillées chaque jour dans les feuilles d’heures . Et le nombre total d’heures pour toute la semaine

Configurons maintenant une formule dans Excel pour automatiser ce calcul.

• Sélectionnez une cellule sous l’en-tête Nombre total d’heures.

• Accédez à l’onglet Accueil > Format > Autres formats de nombres.

• Dans la boîte de dialogue Format de cellule, sélectionnez Heure dans le volet de gauche.
• Choisissez le format d’heure mis en évidence ci-dessous.

Il représente le nombre total d’heures au format 00:00 sous la forme 12:30 (12 heures 30 minutes).

• Dans la colonne Nombre total d’heures en face de la ligne d’exemple, saisissez la formule suivante:
  • = E14 – D14 – (G14 – F14) + (K14 – J14) – H14 – I14

Décomposons la formule pour vous ici:

• E14 : Temps d’attente (après la fin des heures de travail officielles de l’employé)
• D14 : Heure au (début des heures de travail officielles du salarié)
• G14 – F14 : temps de repos total (fin de période de repos – début de période de repos)
• K14 – J14 : Montant des heures supplémentaires (fin des heures supplémentaires – début des heures supplémentaires)
• H14: Toujours absent
• I14 : heures d’arrêt maladie

Ainsi, en utilisant la formule ci-dessus, nous disons à Excel de calculer le nombre total d’heures travaillées chaque jour comme suit:

Fonctions – vacances + heures supplémentaires – absences – congés de maladie Remarque: Pour que cette formule fonctionne comme prévu, vous devez noter que toutes les cellules spécifiées sont formatées en tant qu’heures Pour modifier le format de cellule horaire:

• Sélectionnez cette cellule.
• Accédez à l’onglet Accueil > Format > Heure.
• Appuyer sur OK.

Excel calcule le nombre total d’heures pour l’exemple de ligne comme 10. Et oui, le calcul a du sens.

• Faites glisser et déposez la même formule dans la liste.

Désormais, lorsque l’employé entre les heures pertinentes pour chaque jour, Excel calcule automatiquement le nombre total d’heures pour ce jour en fonction de la formule ci-dessus.

Terminez en additionnant les heures de chaque jour. Configurons maintenant la formule d’addition des heures pour toute la semaine.

• Pour ce faire, écrivez la fonction SOMME dans le champ Heures totales ci-dessous.

= TOTALE (L14: L18)

L14:L18 inclut la plage de cellules où le nombre total d’heures pour chaque jour est entré.

Veillez à ne pas inclure d’exemples de leçons dans la section TOTAL. Et c’est tout. Votre horaire est maintenant automatique

Impression de votre feuille de temps

Il existe deux façons d’utiliser votre emploi du temps dans Excel. Vous pouvez l’utiliser tel quel (sous forme de fichier Excel) ou l’imprimer et le faire remplir par un employé sur papier

Pour vider la feuille de temps afin d’imprimer votre emploi du temps lorsqu’il est terminé:

• Appuyez sur Ctrl + P (la touche de raccourci de la commande d’impression).

Cela vous amènera à la feuille de temps vierge pour imprimer la fenêtre illustrée ci-dessous

• Sous Paramètres, sélectionnez Imprimer la feuille active uniquement.

• Définissez l’orientation sur paysage.

• Sélectionnez le format de papier que vous utiliserez pour l’impression. Nous avons défini le nôtre sur A4.

Vous devez vous assurer que votre emploi du temps tient sur une seule page. Et sinon, vous pouvez le réduire jusqu’à ce que vous puissiez tout visualiser sur une seule page

• Sous les options de zoom, sélectionnez Réduire toutes les colonnes sur une page.

Remarque : L’impression de graphiques peut nécessiter que vous apportiez quelques modifications finales à la mise en forme pour obtenir l’impression souhaitée.

Si vous décidez d’imprimer votre emploi du temps, voici quelques conseils pour vous aider à imprimer facilement

Préparez une impression de votre emploi du temps en mettant tout en place. Lorsque vous avez terminé, enregistrez-le en tant que fichier PDF. De cette façon, vous avez amélioré l’aspect final de l’impression. Après cela, tout ce que vous avez à faire est de lancer le fichier PDF et d’exécuter la commande d’impression en appuyant sur les touches Ctrl + P.

• Vérifiez si l’aperçu avant impression est bon et imprimez-le.

L’aperçu avant impression ci-dessus semble terminé, donc je pense que nous avons terminé

Limites du suivi manuel du temps avec des modèles

Il existe certaines limites à l’utilisation de feuilles de calcul ou de documents pour suivre le temps. Il est préférable et plus efficace d’automatiser les feuilles de temps avec un outil comme ci-dessous.

1) Le facteur d’erreur humaine

2) Différence entre les heures réellement travaillées et les heures déclarées travaillées

3) Vous ne pouvez pas modifier ou mettre à jour les données

4) Les performances sont difficiles à évaluer

5) Problème de données historiques

6) Vous n’avez pas accès aux rapports « en temps réel ».

7) Votre tendance à tomber

Utiliser un dispositif de suivi automatique des feuilles de temps

Si vous avez besoin d’une méthode de suivi du temps plus efficace qui prend moins de temps à gérer et à analyser, un outil de suivi en ligne automatisé est fait pour vous.

Un logiciel de suivi du temps professionnel tel que Time Doctor est une excellente alternative au suivi manuel du temps des employés. Ce logiciel est un outil de suivi du temps qui vous fournit des rapports automatisés sur les activités de travail de vos employés, notamment :

• Les tâches qu’ils accomplissent
• Le temps qu’il leur faut
• Quels sites Web visitent-ils pendant les heures normales de bureau?
• temps de marche et d’arrêt et bien d’autres.

Garder une trace des heures de travail n’a jamais été aussi facile avec ce logiciel basé sur l’horloge !

Certaines des principales caractéristiques de l’outil automatisé

• Suivi du temps simple pour les tâches
• surveillance de l’utilisation
• Rapports avancés

Voici quelques-uns des rapports auxquels vous pouvez accéder lorsque vous utilisez un logiciel:

• Calendrier des rapports
• Rapport d’utilisation du temps
• Rapport d’horaire quotidien
• Rapport de projet
• Rapport de présence
• Rapports de mauvaise utilisation du temps
• Rapports d’utilisation du Web et des applications
• Paramètres de confidentialité
• Intégrations multiples

Meilleur logiciel de suivi automatique des feuilles de temps

Pourquoi devriez-vous éviter les méthodes traditionnelles de suivi du temps?

Pour cette raison, les méthodes suivantes ne sont pas des outils de suivi du temps appropriés:

1. Horloges à poinçonner

Cependant, certains problèmes peuvent survenir, tels que

• Longues files d’attente: les employés peuvent avoir à faire de longues files d’attente pour monter et descendre. Et le dernier employé en ligne peut être le dernier à commencer sa tâche quotidienne.
• Erreur humaine: un employé peut égarer sa carte et obtenir le mauvais horodatage. La correction des erreurs peut être difficile, longue et coûteuse.
• Prend une carte d’ami : Un employé prend la carte d’une autre personne pour la poinçonner, payant ainsi l’entreprise pour le temps qu’il n’a pas réellement travaillé.

2. Scannez la carte d’identité

La numérisation des cartes d’identité est similaire à mon système de feuille de temps .

3. Formulaires papier

Bien que les employés remplissent des formulaires papier pendant leur temps libre, ils peuvent être inefficaces et encombrants.

Voici quelques problèmes liés à l’utilisation d’un calendrier papier:

• Il peut se perdre et il faudra beaucoup de travail pour le remplacer.
• Les données sont sujettes à l’erreur humaine.
• L’impression, la signature, la numérisation et l’envoi par e-mail des horaires manuels prennent un temps précieux.
• Certains employés peuvent avoir une écriture illisible qui pourrait être mal lue par les approbateurs et entraîner une paie inexacte.
• Les coûts d’impression, de stockage, d’archivage et de maintenance augmenteront.

4. Feuilles de calcul Excel

• Les feuilles de calcul Excel sont des versions numériques des formulaires papier. Les employés saisissent les heures d’entrée et de sortie dans des feuilles de calcul Excel et les envoient à leurs responsables.
• Si vous n’êtes toujours pas sûr de l’utilisation de la planification automatique, voici les avantages pour vous aider à décider.

3 avantages clés de l’automatisation des feuilles de temps

Examinons les avantages de l’utilisation d’un planificateur automatique:

1. Gagnez du temps

2. Améliorez la précision des graphiques

3. Augmenter la productivité des employés

Conclusion:

Les avantages d’un emploi du temps numérique sont trop nombreux pour être énumérés. Nous avons couvert quelques personnes qui semblent constamment travailler avec du papier mes feuilles de temps, dans l’espoir d’illustrer comment elles peuvent vous faciliter la vie au travail. Il y a moins de place pour l’erreur humaine, ils accélèrent n’importe quel processus, facilitent le suivi de la paie et des projets… Et les trackers numériques semblent s’améliorer avec le temps. Alors pourquoi ne pas mettre à niveau et économiser beaucoup d’argent, de temps et de ressources.